Postavite uspešno prioritete i postanite efikasniji u svemu što radite

Najvažnije od svega je da vaša najvažnija aktivnost ostane najvažnija. (Stephen Covey)

Da li vam se nekad desi da odredite važne vrednosti u životu, a da vam one i dalje ostanu nedostižne?

Na primer, želite da budete žena koja balansira sve uloge: kuva, sprema, vaspitava, napreduje u karijeri, i sl. I na kraju ne uradite valjano ništa od toga.

A da li vam se dešavalo da sednete i definišete sve bitne ciljeve u životu, i na kraju shvatite da pola od njih niste realizovali?

Niti ste pročitali željene knjige, niti ste napredovali na poslu, niti ste odslušali edukaciju koju ste želeli?

image (21)

Razlog neuspeha u oba slučaja je taj što verovatno ne znate da postavljate prioritete.

U ovom tekstu sam pisala više o tome kako da odredite bitne vrednosti u životu (tj. uloge). Ovde sam pisala o najboljem načinu definisanja ciljeva. I jedna i druga aktivnost su dva bitna stožera dobrog time management-a.

U komentarima ispod oba teksta razvijala se slična diskusija – neki od vas su obe te stvari uspešno odradili, ali opet nije išlo kako treba. I dalje je izgledalo kao da stojite zakucani u mestu.

Ponoviću još jednom zašto je to tako: falio vam je treći bitan stožer efikasne organizacije vremena – postavljanje prioriteta!

Tek kada dobro odredite vrednosti, postavite ciljeve i odredite prioritete među njima, imaćete dobar time management.

Kako se najbolje određuju prioriteti u životu?

Gde god da budete tražili savete o postavljanju prioriteta, neminovno je da ćete naići na ime Stephen Covey (Stiven Kavi) i njegov model od 4 kvadranta za određivanje prioriteta.

To je možda i najvažnije saznanje iz njegove čuvene knjige “7 navika uspešnih ljudi” – biblije za sve one koji žele dobro da organizuju vreme i postanu uspešniji u karijeri. (Za sve vas koji bi želeli da dođete do ove knjige, imam je u pdf verziji. Javite se.)

Ovako izgleda tabela za postavljanje prioriteta:

kako postaviti prioritete

Do sada bi već trebalo da ste odredili vaše osnovne ciljeve u svom trenutnom životu.

Kako da ih podelite u ova 4 kvadranta?

Ciljevi se prvo podele na one koji su hitni i na one koji su za nas važni (koji nama imaju neko lično značenje).

Hitni ciljevi predstavljaju reaktivno reagovanje (npr. beba je zaplakala, mi sve prekidamo u uzimamo je u naručje). Važni ciljevi se odnose na naše proaktivno reagovanje (npr. da posetite neko predavanje ili edukaciju, trening, romantično veče sa vašim partnerom).

Hajde prvo da opišemo kakve aktivnosti spadaju u sva četiri kvadranta:

  1. Kvadrant I (hitno – važno): ovo su sve one stresne aktivnosti koje nam često i neplanirano iskaču, koje su hitne, ali su i važne za rešiti ODMAH. Poziv od šefa, plač deteta, odlazak kod doktora/u hitnu pomoć, rok za završavanje projekta, itd. Dakle, sve neke vatre koje što pre moramo gasiti.
  2. Kvadrant II (nije hitno – važno): ovde su sve one aktivnosti koje nam puno znače na duže staze, i čije rezultate često nećemo ni videti odmah. Rad na vezi sa partnerom, na promeni posla, na upisivanju na neki kurs, započinjanje dijete/treninga. Ovde su sve one aktivnosti koje su nam realno najbitnije u životu, a koje najčešće odlažemo. Ironija, zar ne?
  3. Kvadrant III (hitno – nije važno): u ovom kvadrantu su sve one aktivnosti koje predstavljaju neke distrakcije i prekide. To su one aktivnosti koje vam deluju hitno i neodložno, ali kad bolje razmislite shvatite da vam i nisu tako važne. Npr. neki prijatelj kog dugo niste videli vam se javi da je u gradu i vi odmah idete sa njim da se vidite, a posle shvatite da ste u stvari više želeli da radite nešto drugo. Ili kada vas u sred nekog važnog posla zove telefonom neko i priča pola sata. Čak i dete koje već 5. put hoće nešto novo da vam kaže, dok vi pričate telefonom.
  4. Kvadrant IV (nije hitno – nije važno): ovo su često aktivnosti na koje trošimo najviše vremena, a najmanje nam koriste. Stoti slatkiš koji pojedete u toku dana, još jedna serija koju gledate umesto da učite ili spremate kuću, “još samo jedna” provera maila ili Facebooka.

Sada kada otprilike znate koje ciljeve gde treba smestiti, hajde da probamo to zajedno da uradimo, korak po korak:

  1. Prvo na odvojenom papiru podelite ciljeve u 2 grupe po njihovoj hitnosti (hitno – nije hitno).
  2. Zatim ciljeve iz te dve grupe podelite po njihovoj važnosti (važno – nije važno).
  3. Dok je razdvajanje ciljeva po hitnosti lak posao, vrlo je moguće da naiđete na teškoće kada budete trebali da ih razdvojite po njihovoj važnosti. Ovde od pomoći može biti tzv. “srednji korak”. Svakom cilju dodelite kategorije A, B, C. Vrednost A dodelite cilju koji vam je najvažniji, B onima od srednje važnosti, a C ciljevima sa najmanjom važnošću. Pošto ste uspeli da razdvojite ekstreme, A i C ciljeve, možda će vam biti lakše i da B ciljeve sada ipak svrstate u jednu od tih kategorija. Ukoliko i dalje mislite da neki B cilj treba i dalje da ostane sa tom vrednošću, onda ga u tabeli stavite između dva odgovarajuća kvadranta.
  4. Prepišite ciljeve u tabelu.

image (24)

Šta sad sa svim ovim kvadrantima?

Nije suština u tome da prioritetizujete vaš raspored. Suština je da rasporedite vaše prioritete. (Stephen Covey)

Suština pravljenja ove tabele je da svoje aktivnosti krenete da upravljate prema postavljenim prioritetima. Covey preporučuje da se ove tabele prave na početku svake nedelje i garantuje da će vam produktivnost drastično napredovati.

Najviše pažnje treba posvetiti kvadrantu II, a najmanje III i IV.

A kada malo bolje razmislite, najviše vremena upravo i provodite na ta dva poslednja kvadranta. I tehnologija i životni zahtevi koji se stavljaju pred pojedinca su vremenom toliko napredovali da su nam samo još više otežali da se posvetimo tom kvadrantu II. Kako starimo i dobijamo nove životne uloge, tek onda cela priča postaje još više komplikovana.

Hoćemo mi svi da se posvetimo planiranju i aktivnostima koje su nam važne, ali kako?

Prvo, prihvatite da se ne možete odupirati aktivnostima iz kvadranta I. Kada šef zove, vi morate ići na razgovor. Kada dete plače ili želi nešto da vam kaže, vi morate reagovati. Morate ga nahraniti, okupati. Ili na primer, ako se povredite ili krene da gori ručak. Te vatre se prosto moraju prve gasiti.

Šta onda možete menjati?

Pa, praktično sve iz kvadranta III i IV.

U redu je da kažete “ne” viđenju sa prijateljem, ako imate nešto važnije da radite.

OK je da prekinete telefonski razgovor, jer ste u sred nekog posla.

Mailovi i novi lajkovi uvek mogu sačekati.

A i ono za dete: ja zastupam stanovište da odmah reagujem da njegove pozive i zahteve za pažnjom. Ali, ako pričam telefonom i jednom sam reagovala, pa drugi put, a on i dalje želi moju pažnju, mislim da je u redu da mu kažem da malo sačeka i da će mama brzo doći. Koliko on to može da shvati, to je već druga priča.

Suština je da većina nas troši puno vremena na stvari koje nisu važne, a često ni hitne.

Tek kada napravimo dobru čistku među njima, moći ćemo da se posvetimo željenom kvadrantu II.

A ako i to uradimo, pa opet ne ide, onda možda treba ponovo da preispitamo svoje ciljeve. Na primer, u 1. godini posle porođaja, majci je najveći broj aktivnosti u kvadrantu I. Sve je hitno, i sve je usmereno na dete. Ona tada nema puno prostora da ide na edukacije, treninge i sl.

No, ono što tada mogu biti aktivnosti u kvadrantu II su npr. nedeljni odlazak kod frizera, topla kupka svaki dan, i sl. Sitne stvari koje su njoj važne, da ne bi zglajznula.

image (9)

To bi otprilike bilo to što sam htela da vam kažem o prioritetima.

Tu sam za sva vaša pitanja i komentare.

Podelite sa mnom, da li vi postavljate prioritete u životu?

Kako vam ide?

Moje ime je Aleksandra. Ja sam majka i žena, psiholog i freelance pisac. Često mislim da nešto može bolje i lepše. Osim kada odlučim da uživam u trenutku baš onakvom kakav jeste. Jer, život je onakav kakvim ga mi napravimo!

Podeli ovaj postPin on PinterestShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

20 thoughts on “Postavite uspešno prioritete i postanite efikasniji u svemu što radite

  1. Jao, ja definitivno trebam ovu knjigu “7 navika uspješnih ljudi” 😃 . Ja stalno pobrajam prioritete, ali kao što kažeš vječito pravim grešku i najviše potrošim vremena na III i IV kvadrant, i to me pomalo frustrira. Problem je sto vecina nas ne zna reci ne, nekim stvarim i nekim ljudima u strahu da cemo nesto propustiti ili neke ljude izgubiti i onda se samo vrtis u krugu 😏
    Molim te posalji mi ovu knjigu na mail natasha.gligorich@gmail.com

  2. “Mailovi i novi lajkovi uvek mogu sačekati” – ja imam ovaj problem. Posebno sa mailom. A realno, odem ponekad iz kuće ceo dan i ne pogledam mail. I uveče kad otvorim shvatim da baš ništa nisam propustila. Definitivno sam bolesnik po tom pitanju – da nešto zaboga ne propustim u ovom glupom online svetu. Pritom, pola stvarnog života prođe pored mene. Svesna problema, trudim se da ga eliminišem…Super tekst.

    1. Taj deo sam narocito pisala iz iskustva 😀 Evo me sad na poslu, a ja odgovaram na blogkomentare, hahaha

      Dobro, to su mi danas jedni od prioriteta!

  3. Odličan tekst kao i uvijek. 🙂 Moj je problem što je sve vezano uz sina u mojoj glavi hitno, a kad svjesno odlučim da neće i da nije dobro da je tako, onda što god drugo radim grizem se konstantno što mi on nije broj jedan. Luda glava 😛

    1. To je vazda problem kod nas roditelja. I kao i sve drugo u roditeljstvu, uci se i polako se menja. NIst odmah! Pa onda opet na krivicu, pa iz pocetka 🙂

      Ma, drugacije bi bilo dosadno, hihihi

  4. Ovo super zvuči a nadam se i da pomaže 🙂 u svakom slučaju volela bih da pokušam…ništa ne gubim. Je l bi mogli da mi prosledite knjigu?

  5. Postavljam prioritete, i ponekad stvarno bude uspješno, a onda opet zalutam, priznajem :/ Ovaj 4. kvadrant zna progutati toliko dragocjenog vremena. Pa onda kud nisam napravila ništa korisno, kud sam još i ljuta na sebe 🙁
    Jako koristan tekst draga Aleksandra!

    1. Valja maziti sebe ponekad. Nemoguce je da nikad nismo u tom 4. kvadrantu. Svi ponekad skliznemo tu, a bogami prija cesto i da se tu zadrzimo 🙂

  6. Divno objasnjeno i jako korisno!!! Zamolila bih Vas da i meni posaljete knjigu,,7 navika uspesnih ljudi,, Hvala puno!!!

  7. Danas sam svoju nedjelju provela čitajući o organizaciji vremena i mislim da je nedjelja upravo savršena za to. Ovaj tekst je odličan i podsjetio me na studentske dane, obzirom da je ova knjiga “7 navika uspješnih ljudi” bila obavezna literatura i imam je ispodvučenu markerom i dopisima. Hvala za tekst koji me podsjetio na kvadrat i da ponovom naučim više reći NE svemu što me nervira, što mi smeta i što nikako nije niti hitno, niti važno. Sve najbolje. Amela

  8. Nema druge, dok ne postavim stvari ovako, crno na belo, nikada se neću mrdnuti s mrtve tačke. Upala sam u fazu kad imam previše slobodnog vremena, a kod mene to tako ide – što ga više imam, manje sam produktivna.
    Želim knjigu, da se i ja uozbiljim već jednom.
    Sjajan tekst, Saška, baš znaš kako da motivišeš!

    1. Obicno je kod svih to tako. Ususkamo se kada imamo dosta slobodnog vremena, pa nam treba jos, a kad imamo puno obaveza nekako kao da se jedna na drugu lepe, pa bolje sve postizemo.

  9. Tako sam se pronasla u tekstu. Kod mene je sve neka trka frka jurnjava, posao i porodica i beba i kuca i sve u jednoj corbi, i onda koliko god da sam postigla u jednom danu nisam zadovoljna. A svi dani lice jedan na drugi. Hvala na tekstu, mislim da cu morati jos koji put da se vratim na njega, a i ove prosle, da sve pokusam da poredam kako treba hehe
    E da, molim te da i meni pustis mejl sa knjigom. d.cucic@hotmail.com Hvala ti 🙂

  10. Obožavam da čitam tvoje tekstove. Nakupim se pozitivnom energijom, i to mi bude kao dobar izlazak u grad.
    Pošalji mi mail sa knjigom.
    Hvala!
    Pozdrav!

Volela bih čuti tvoje mišljenje: